提早一周写好策划流程，提早三天确定主要嘉宾的人数和名单，提早一天组织会场的布景、音响设备、桌椅桌布，并预备好桌牌。另外，表签纸要多预备一些，以防人员变动。而在开会之前，你有必要先了解整个会议的详细信息，如会议性质、参与人数等，然后为更多信息选择最合适的布局计划。  

      会议桌上放些绿色植物缓和会场气氛，场地的灯火要亮堂柔软。会场内的每个人都应该在桌子上预备一瓶矿泉水或杯子，假如会议时刻较长，还能够设置专人负责斟茶！    

      场地布置的其他注意事项： 

      1.正式会议一般需要为参会者组织座位并预备好他们的名牌，并在会议开始前组织好座位和名牌。    

     2.关于讲台位置，会议服务人员应提早将会议资料袋放在讲台上。  

     3.调整场地环境。会场内有许多要素会影响环境，如温度、灯火等，有必要依据实际情况进行调整，让参与者保持在一个舒适的会场环境中。  

     4.如有必要，会议组织者还应记住预备各种会议记录工具，如照相机、摄像机、录音机等，并在会后依据记录的数据对会议进行总结。  

     5.会议茶歇的预备工作。一般来说，会议会继续比较长的时刻（一个半小时以上）。这个预备需要组织茶歇时刻和预备茶歇项目。  

      6.会标横幅：会标横幅能够有效突出会议主题，提高现场气氛。 

     因此，标志和横幅有必要反映会议的内容，并且有必要在会议前两三天做好预备。在布置场地的时分，场地的布景也是很重要的，场地布景的重要性。